Hitchhiker's guide to make a PyConAr2010

La PyConAr 2010 Se fue como vino, todos parecen haber terminado muy felices. Estos casi 10 meses de laburo me dejaron pensando en lo terriblemente mas fácil que hubiese sido este evento si hubiese sabido las cosas que se ahora. Así que, en pro de la próxima persona que tenga que hacer esta ardua pero noble tarea, acá viene "El tutorial de PyCon"

Antes que nada un consejo, si no valoras un momento único en la comunidad y el hecho de crear un espacio enriquecedor para que la gente comparta mas que cosas como el dinero y la comodidad, quizás quieras pensar dos veces antes de comenzar con este evento. De seguro vas a perder mucho tiempo de laburo y probablemente algo de plata y el último mes vas a dormir muy poco y tener que renunciar a tu salud estomacal y tiempo de esparcimiento.

El tutorial solo tiene la parte organizativa y los detallitos del evento, la parte técnica la vamos a ir resolviendo juntos durante estos meses y anotando a medida, mucho del soft que hay para generar cosas necesita ser reescrito, también te voy a ayudar en eso.

Elección del equipo

Antes de pensar en marchandising, locales, temáticas y demás yerbas, vas a tener que pensar en un equipo, el pilar fundamental de cada evento. Mas allá de la gente necesaria para llevar a cabo el evento en el día, vas a necesitar un equipo que este dispuesto a ir con vos a cualquier lado y a poner la misma cantidad de garra durante varios meses.

En mi experiencia, necesitas:

• 2 personas para el marchandising y la impresión de gráficas.
• 1 persona para el diseño (suponiendo que tiene una base con la cual trabajar en que le indicas que tipo de gráfica hace falta y los datos que lleva).
• 1 administrador de sistemas (si usas un sistema, en nuestro caso PyConAr, necesitas alguien que se encargue de cada vez que explota)
• 1 webmaster (alguien que cargue contenido en el sitio, vas a necesitar proveer mucha información y no tenes tiempo de buscarla y procesarla vos)
• 1 community manager y encargado de prensa (suena pavo para un evento, pero lleva mucho tiempo hacer difusión por cuanta red social anda dando vuelta)
• 1 tesorero/contador/malabarista (estas cosas mueven mucha guita, al final del día querés cuentas claras)
• 1 encargado de sponsors (es confuso para las empresas que no haya 1 persona univoca con la que contactarse, un sponsoring tiene que manejarse con la persona con la que se hizo el primer contacto)
• 1 responsable de negociar la venida de los keynotes.
• 1 coordinador de revisores de charlas.

Algunos tips para tener en cuenta:

• Un amigo puede ser una luz, pero no necesariamente un buen colaborador: Cuando tenes un colaborador, tenes que poder delegar una tarea y suponer de ahí en adelante que esta se realizara en tiempo y forma.
  • Delegar no es desentenderse:
    • Tenes que tener en cuenta que si surge un problema tenes que estar listo para darle una mano a tu colaborador para volver a ponerse en carrera.
    • Tenes que pasar toda la data necesaria para que tus colaboradores puedan realizar su tarea y tomar decisiones inteligentes.
    • Si vas a delegar una tarea que requiere recursos o decisiones mas allá del rol de la persona, tenes que estar disponible para contestar a sus inquietudes.
• Entusiasmo no es habilidad ni tiempo: Si bien cuando uno decide hacer un evento de magnitud considerable y muy interesante tenemos muchos prospectos de colaboradores, no todos son candidatos a coordinar tareas.
  • Muchos tienen mas entusiasmo que tiempo y no comprenden las consecuencias de incumplir alguna de sus tareas asignadas, a fin de cuenta uno suele ser el que pone la cara.
  • A veces la disposición y responsabilidad no vienen acompañados de la habilidad de tomar las decisiones necesarias al momento de actuar. En este caso delegar nos puede resultar contraproducente, puesto que terminaremos pasando mas tiempo respondiendo preguntas y tomando decisiones que si hubiésemos hecho la tarea en un principio.
• Juventud e inexperiencia no es sinónimo de inmadurez e inhabilidad: Los jóvenes de tu grupo muchas veces están mas en contacto con la realidad actual que vos y tienen tiempos mas libres o acomodables que aquellos que ya trabajan full time y tienen familia u ocupaciones.

A fin de cuentas elegir gente no es tan difícil, solo tené en cuenta las opiniones de tu comunidad local y averigua sobre experiencias pasadas de los demás, la base de nuestra comunidad es la reutilización de la experiencia pasada.

Si te quedan dudas luego de todo esto, podes probar con alguna tarea pequeñas para asegurarte de que tus impresiones sean las correctas.

Lugar

No es simple elegir un lugar, sobre todo cuando no sabemos que cantidad de personas vamos a alojar. Debemos tratar de elegir un lugar donde entre la máxima gente que podría llegar a venir al evento, mirar eventos de características similares del pasado ayuda bastante. Medir contra eventos en Capital no es una buena idea, a menos que hagas un evento en Capital, siempre llevan mas gente. Si hay disponibles números de alguna versión en el interior mas vale usa esos para calcular. Otra cosa muy importante a tener en cuenta es que tan difícil/costoso es poner internet en ese lugar. Vas a necesitar pensar en:

• Posibilidad de tender cableado: Distribuir internet para un par de cientos de personas es bastante difícil, usualmente necesitas tender cableado para llevar los APs a todos lados, tené en cuenta cuando negocies el lugar que sea posible utilizar cableado pre-existente o poner uno nuevo. Para saber que necesitas consulta con USLA quienes tienen la "caja de maravillas" unos 70kg de equipamiento para red, infraestructura eléctrica y otras cosas necesarias para eventos.
• Posibilidad de contratar un ISP: La cantidad de personas que vas a tener es raramente controlable en cuestiones de red (mas allá del control que tu dispositivo de routeo aplique) por eso vas a necesitar un buen caño de internet. Asegurate que algún ISP pueda proveer esta conectividad durante el evento, la primera opción es intentar que el ISP del lugar del evento, si es que lo hay, agrande la capacidad del servicio por unos días. Trata de que no sea un servicio hogareño, estos tienden a no aguantar.
• Posibilidad de cargar la infraestructura eléctrica: Lo mas probable es que vayas a enchufar varias zapatillas con notebooks. Asegurate que los tableros eléctricos del lugar no vayan a volar por los aires cuando le conectes un montón de notebooks, proyectores, equipos de amplificación de audio, APs, switches, etc. Si podes trata de llevar tus propios dispositivos de protección eléctrica.
• Accesibilidad: tené en cuenta que las comunidades de software tienden a ser muy diversas, averigua si el edificio, al menos en las partes que vas a usar, esta preparado para recibir personas con discapacidades motrices sin ayuda de terceros. Adicionalmente asegurate de que sea accesibilidad-friendly el acceso a la zona, de nada nos sirve un ascensor para sillas de ruedas que sirva para subir las escaleras en un templo en la punta del himalaya.
• Habilitación: Corroborar si hace falta alguna habilitación especial para el evento, algún trámite municipal, etc.
• Seguridad: Si queremos volver a organizar otros eventos después del que estamos planeando, debemos asegurarnos de poder hacerlo en libertad, hacerlo detrás de rejas suele traer inconvenientes... léase: nos hacemos responsables del evento (y sus posibles consecuencias hacia terceros).
  • Seguridad Eléctrica: Muchos locales no tienen la instalación preparada para que ''usuarios particulares'' enchufen dispositivos a la red eléctrica, tienen instalación industrial con otros requisitos de seguridad. Asegurarse de que los tomas de uso público cuentan con protección diferencial. El encargado de la sala debe saber dónde y cómo cortar la energía en caso de accidente. Sería una buena medida hacer figurar en el contrato del local que la instalación cuenta con la debida protección (para deslindar responsabilidades)
  • Prevención de accidentes: Se debe tener especial cuidado sobre todo cuando hay escaleras, no debe haber cables y objetos que puedan ser causa de tropiezos; alambres sueltos, etc. .
  • Plan de evacuación: En muchos lugares es obligatorio tener pegados en lugares visibles el sentido de circulación para evacuar el recinto, además se deben identificar las salidas de emergencia. Bomberos voluntarios nos pueden ayudar desinteresadamente en esto.Una vez elegido el lugar y confirmado, asegurate de que lo que te prometan quede escrito y registrado en todos los medios que ellos consideren necesarios y oficiales, es importante en este caso atender a las necesidades de la burocracia. Registro de los acuerdos y respeto de los protocolos del lugar ayudan a sobrevivir cambios de autoridades y otros imprevistos.

Sponsoring

Suponiendo que ya elegiste un lugar, una fecha y tenes un equipo seguro que te ayuda, es hora de ir a buscar dinero. Es la costumbre de las comunidades de software libre de Argentina que los eventos no tienen costo alguno. Esto es bueno del punto de vista de las bajas barreras de entrada, pero causa muchísimos problemas en otros frentes, trato de contarte mi experiencia y la que recogí de la gente de PyConBr para que puedas enfrentarlos.

• Un evento sin entrada no implica un compromiso por parte de muchos de los potenciales asistentes: preparate para cantidades de inscriptos bastante superiores al número de asistentes. El problema de esto es que uno suele tener que planear varios factores, que muchas veces incluyen invertir dinero, en función de la cantidad de asistentes. En un evento pago la no asistencia no implica un problema tan grave, ya que el pago se realizó y esto cubre al menos una parte del costo asumido por esa persona. Intentá que la inscripción sea detallada y que quede en claro para la gente que su inscripción no es solo un acto de apoyo, que desata una serie de acciones de tu parte. Adicionalmente intentá comunicarte con los asistentes regularmente para confirmar asistencia.
  • '''tip:''' la gente de PloneConf2010 creó una lista de correos que incluía todos los asistentes, es interesante para que compartan expectativas sobre el evento, que organicen entre ellos cuestiones logísticas y para enviar anuncios generales y que estos se discutan, sin contar el buen feedback que provee.
  • Un evento sin entrada no proyecta seriedad a las empresas: Esto puede costarte algunos sponsors, especialmente entre las que son mas "vieja escuela" que ven un evento como un lugar de recruiting y capacitación. Por el lado del recruiting no les parece que tu barrera de entrada sea lo suficientemente alta como para serles útil. Por el lado de la capacitación, no creen que con tan poco costo tu curso sea del suficientemente alto nivel.
  • Cualquiera puede acceder: Si bien pedimos un formulario bastante complejo para entrar, siempre terminamos permitiendo el acceso en la entrada. Debido al volumen de gente intentando acreditarse no solemos pedir muchos datos a los inscriptos in situ. Si te es posible hacé esto en un lugar donde puedas restringir la entrada al máximo a gente que solo tenga identificación del evento. Cuando llegue alguien que no se registró, ponelo en alguna cola de espera hasta que hayas acreditado a los pre-inscriptos. Toma todos los datos necesarios de la gente no registrada, tenes un compromiso de ofrecer un lugar lo mas seguro/cómodo posible para que la gente pueda desarrollar su actividad de comunidad lo mas libremente posible. Si tenes la capacidad humana pone una persona específica a registrar gente imprevista y alguien chequeando la entrada de gente desconocida.
  • Si te es posible podes implementar un sistema de entradas mixto, esto debería complacer a ambas partes: empresas y solo comunidad. Para la gente que quiera registrarse como asistentes de empresas podes implementar un arancel, a cambio en el badge, distinto para los asistentes enviados por empresas, va el nombre de la misma. Podes agregar cosas que lo hagan mas atractivo, como un badge personalizado si envían mas de N personas o una cantidad de entradas empresariales si compran un sponsoring. Recordá siempre que el que faciliten que vaya gente es tan importante como que compren un sponsoring, la gente hace a los eventos interesantes. Si conseguís que una empresa envié a sus developers además tenes el auspicio implícito de la misma, ya tenes algo para mostrar a las demás. En cuanto a las personas de la comunidad o que van como individuos (aunque sean de una empresa) la entrada es claramente gratuita. No he implementado esto personalmente, pero vale la pena explorarlo y extender la idea.

El segundo asunto importante del Sponsoring es la venta de los planes de sponsoring. Luego de una larga conversación con Dornelles Tremea y Érico Andrei sobre la búsqueda de auspiciantes, encontramos algunos items que vale la pena compartir.

En lo que respecta al nivel de costos hay dos tipos de empresa:

• La pyme relacionada al FLOSS o la tecnología de tu evento: Estos le ponen el pecho a las balas, están totalmente a favor de lo que haces y te dan una mano mas porque comparten tu ideología que porque tengan interes en publicidad (que tambien lo tienen). Muchas veces no pueden deshacerse de una cantidad alta de dinero, pero si les interesa ayudarte. Esta bueno que tengas un pricing especial con ellos, podes arreglar también intercambios con ellos, quizás tengan algo que vos necesitas además de dinero. Siempre recordá aclararles el porque de este plan de pricing, que entiendan que implica un cierto compromiso con la causa que el sponsoring puramente comercial no.
• La empresa grande: Para esta empresa, aunque suene difícil de creer, mientras mas caro mas atractivo. Hay una componente importante de circo en estas cosas, quieren poder mostrar que ellos están a la altura de la situación y a la cabeza de eventos mainstream, su forma de medir estos es :
  • cantidad de asistentes.
  • costos (del sponsoring y de las entradas, como hablamos antes)

Esto nos lleva al tercer asunto importante del sponsoring: Para muchos de los sponsors tu evento no es lo mismo que para vos, muchas veces no comparten la carga ideológica. El evento es un producto, tiene mas que ver para ellos con publicidad, imagen, recruiting y otras yerbas comerciales. Como todo producto, para venderlo, necesitas un vendedor. Conseguite una persona con habilidades de venta de verdad, de ser posible, profesional. Este es uno de los puntos en los que creo que es mas que válido, incluso crítico, invertir dinero. Podes arreglar algún porcentage de lo recaudado a cambio de los servicios. La persona que tratara con los sponsors deberá entender los códigos que estos manejan, saber leer las necesidades y anticipar que paquetes serán atractivos para cada uno de los posibles inversores. Se que pensas que la comunidad todo lo puede, pero te prometo que no. Para tratar con un área comercial o de RRPP no sirve un técnico, esta gente no compra un producto, compra al vendedor. Luego de comprobar la experiencia real de la gente de PyConBr (ellos tercerizan casi todo el evento luego de muchos años) entiendo que un vendedor con experiencia puede darte mucho mas alcance y visibilidad. Mientras mas llegada y sponsors tengas, mejor sera la calidad del evento que puedas organizar para la comunidad, pensá en pasajes de disertantes interesantes que no pueden costear el viaje, becas, material informativo, comida, café, todas estas cosas están buenas en un evento y cuestan plata.

Finalmente un consejo: tratá de equiparar tus precios a eventos similares de otros lugares, en caso de la PyConAr, seria bueno que los precios y prestaciones de los sponsores, mientras que no sean disrruptivo al espíritu del evento, estén equilibrados (salvando las diferencias económicas obvias de ambos paises).

Información

Este fue quizás nuestro punto mas flojo durante el evento del 2010. No debemos subestimar lo importante que es la información para la gente que viene del exterior y necesita calcular gastos, tiempos y logística en general. Idealmente para el momento en que confirmaste un lugar y vas a hacer un llamado oficial, vas a necesitar proveer, de la forma mas clara y completa posible, los siguientes datos:

• Dirección del lugar: La dirección de la sede del evento, acompañada de un mapa, de ser posible de algún sistema de mapping del tipo de google maps u openstreetmap, para que la gente pueda jugar con eso y familiarizarse con el lugar.
  • Landmarks: Referencias al lugar desde distintos hitos de la ciudad (monumentos, shopping centers, universidades, etc), muchos pueden tener una idea de alguno de estos lugares y esto los ayuda a ubicarse mejor.
  • Transporte público urbano: Todo tipo de transporte urbano que pase moderadamente cerca, el nombre de la parada y como llegar desde la misma al punto exacto del evento. Siempre esta bueno aclarar cual de estos medios llega desde Aeropuertos, terminales de ómnibus, puertos, etc. de donde podrían estar mas interesados en llegar los visitantes de otras ciudades. No te olvides del precio y medio de pago de los transportes urbanos.
  • Transporte interurbano: Como llegar al menos de las ciudades mas importantes del país a la tuya, estaría bueno al menos un transporte de cada provincia. No existe algo como demasiado detallado, mientras mas información mejor. Es muy importantes que para todos estos transportes también incluyas el precio.
  • Internacionales: Como se llega a tu ciudad de otros países, si contas con algún tipo de arribo internacional aclaralo. La ciudad mas cercana a la que se puede llegar en avión u otro transporte internacional (esta de mas decir que también pongas algo de como llegar desde esta ciudad a la tuya, un link a interurbano al menos)
  • Estacionamientos: Mucha gente me preguntó si podían estacionar cerca en el último evento, trata de relevar los estacionamientos mas cercanos y pone algo de información de donde están junto con el precio de los mismos y los planes (por hora, jornales, semanales, etc)
• Alojamiento: Mucha gente viene de afuera y prefiere la palabra de un local a la hora de elegir alojamiento. Como local probablemente no sepas mucho de alojamiento, después de todo ya vivís ahí, no hay muchos motivos para ir a un hotel seguido ;).
  • Listado de hoteles por tipo: Esta bueno tener un listado de hoteles y todos sus datos de contacto, acomodados por cantidad de estrellas y tipo (hotel, hostel, casita en la pradera, etc.) Incluir el precio no es mala idea. Cuando hagas el relevamiento no olvides preguntar a los lugares si hacen algún tipo de plan por grupos, muchos son muy buena onda con esto. Dejales tus datos de contacto y la dirección del sitio web donde vas a poner sus datos, los hoteles tienden a llamarte para avisar si cambian de precios o disponibilidades, esto te ahorra trabajo al momento de mantener actualizada la información, tené en cuenta que van a pasar unos meses entre el relevamiento y el evento.
  • Medio de comunicación para los alojantes locales: Una de las ventajas de estos eventos es conocernos entre nosotros y compartir, tratá de crear un espacio para que los que vienen de afuera y la gente con lugar para alojar gente se contacten.
  • Como llegar desde los hoteles: Agrega algo de la información de transporte a la pagina de los hoteles, al menos básica y de distancia.
• Comida: Suma a todo esto información de diversos tipos de lugares para comer cerca del evento, tené en cuenta las necesidades especiales como por ejemplo celíacos o vegetarianos. Algo de información sobre lugares notables en la ciudad para comer tampoco esta mal, puede servir al que llega antes y quiere conocer un poco la ciudad. Nuevamente te recuerdo, precios.
• Contenidos: Trata de mantener actualizada la información de las charlas y espacios disponibles. No dejes que haya paginas con errores en tu sitio, en vez pone algo que diga porque no esta disponible y cuando estará, tratá de respetar esa fecha, si no tenes certeza date mas tiempo, no prometas imposibles.
• Fechas: Asegurate que el cierre de inscripciones, llamados a charlas, encuestas y todo otro asunto que requiera interacción de terceros tenga fechas límites visibles y repetirlas tanto como sea necesario.

Contabilidad

El dinero siempre es un tema incómodo, sobre todo cuando el evento es un asunto de comunidad y amistad o compañerismo.

Previsibilidad Económica

Para esta área es importante saber algunos datos:

• Elaborá al menos tres presupuestos con diferentes niveles de optimismo, te van a ayudar a priorizar tus gastos y asignaciones de dinero.
• Poné fechas límites para las confirmaciones de sponsors y para el pago de los mismos. Es importante mantener la incertidumbre económica lo mas lejos en el tiempo posible del evento.
• Priorizá en el presupuesto las cosas que prometiste a los sponsors, es un compromiso asumido por toda la comunidad que te apoya y nuestra reputación es importante para nuestra existencia.

Finanzas

Sea cual sea el método que tengas de manejar oficialmente el dinero (nosotros tuvimos ayuda de una Fundación que nos prestó su cuenta y personería jurídica para entregar recibos) tenes que llevar cuentas clarísimas.

Algunos tips:

• Antes de comenzar con todo asegurate de que quien vaya a manejar el dinero, quien venda los sponsorings y vos sepan muy bien cuales son los detalles de facturación para los gastos a realizar, los detalles de los recibos que se darán a quienes entreguen dinero y las salvedades del caso. Algunas básicas son:
  • Que tipo de recibo se entregará al sponsor y que información requerirás del mismo para esto.
  • Que tipo de factura/s podes aceptar y que datos tenes que entregar para esto (te recomiendo que te hagas un papel con estos datos y lo lleves en la billetera desde el primer dia hasta que cierre el evento)
  • Cuanto tardas en emitir recibos.
  • Como se hacen pagos al evento desde el exterior.
• Asegurate que la persona que maneja el dinero tenga toda la información necesaria para poder decidir a donde va la plata
• Hagan una reunión semanal para decidir como destinar presupuestos y saber como viene la cosa.
• Mantengan una planilla de cálculos compartida con los datos de:
  • Sponsors que prometieron compra de paquetes (con información de cuando paga cada uno)
  • Costos de cada cosa a adquirir (con información cuando se ha realizado el pago de la misma y si se tiene la factura)
  • Movimientos de dinero de terceros al fondo de evento (a veces uno tiene que adelantar dinero al evento)
  • Totalizaciones de:
    • Cuanta plata te prometieron
    • Cuanta plata física tenes
    • Cuanta plata debes
    • Cuanto dijiste que vas a gastar
    • Cuanto gastaste.
• La factura de todo lo que gastes NO es opcional y no se entrega dinero si no hay factura. Si alguna organización oficial tiene que rendir cuenta de sus movimientos va a necesitar la factura adecuada para cada gasto. Sé intransigente con esto o podes causar muchos problemas. Exigí que la factura sea lo mas detallada posible, es tu derecho y te va a simplificar la vida.
• Hace un chequeo de finanzas antes de cada reunión y durante el evento al final de cada día. Es necesario para saber que no hiciste ningún gasto que te olvidaste de anotar (pasa mucho con caja chica cuando estas muy cerca del evento)

Selección de disertantes

Tenemos dos tipos importantes de disertantes:

• Keynotes: Invitados por la organización a hablar, esto es la cereza del postre de las charlas, la parte mas show del evento. Algunos tips a tener en cuenta.
  • Anticipación: La gente que vas a invitar suele ser importante en la comunidad y tiene una agenda apretadita. Tratá de tener los nombres listos y hacer la invitación con la mayor anticipación posible (unos 10 meses esta bien.)
  • Elección popular: Hace una lista de el triple de largo de lo que necesitás y que la gente de la comunidad las ordene por interés. Está demás decir que cuando creás la lista te fijes que te es posible traer a esta gente, por ejemplo de que no tenés que pagarles un combo Luis Miguel a cada uno para que venga. Está bueno que la gente pueda elegir a sus héroes :) y además que te den opciones de backup por las dudas que los primeros no puedan.
  • Perfil del invitado: No siempre se le da la importancia que debería a esto, pero es muy importante. Creo que en general uno disfruta mas cuando el invitado internacional disfruta. Si traes a alguien que va a estar en modo estrella todo el evento suele causar una situación incómoda para todos:
    • Chequeá su participación en la comunidad y comunicación con los demás, suele ser fácil de ver si es alguien social (para los estandares geek de social)
    • El idioma, si traés a alguien de un país que hable otro idioma fíjate que puedas comunicarte lo suficiente, si habla tu idioma es mejor, así puede disfrutar mas el evento. Trata de que hable algo que al ménos un grupito de tus colaboradores hable, o te las vas a ver interesantes
    • Necesidades especiales: Esto es algo a tener en cuenta con todo el mundo, pero como ésta persona es tu responsabilidad durante su estadía, asegurate que puedas satisfacer necesidades especiales de salúd, comida, creencias, etc. (por ejemplo no traigas una persona con problemas respiratorios a una ciudad muy húmeda o un vegetariano a comer un asado)
• Charlistas generales: Si podes hace una encuesta sobre los temas que mas interesan para la elección de charlas, esto seguro te ayudará (o a los que hagan la selección a priorizar). Si una charla es muy interesante y alineada con lo que parece ser el interés de los asistentes considerá la posibilidad de afrontar el gasto de viaje del charlista si el mismo no puede.

Logística pre evento

Mientras te acerca al evento, la carga de trabajo va aumentando, algunos de los siguientes tips ayudan a llegar en tiempo y forma y sin una úlcera.

Marchandaising del evento: Una vez decidido cual va a ser el marchandaising date una semana para averiguar los siguientes datos del mismo:

• Costos: (supongo que vas a elegir la mejor relación precio calidad)
• Tiempos de elaboración: Vas a necesitar esto para saber cuando tenes que encargar cada cosa.
• Lugar de entrega: Esto es importante para saber que tipo de logística de transporte vas a tener que gestionar.
• Packaging: Tenes que saber donde vas a almacenar esto

Con toda esta información y suponiendo que tu calendario financiero lo permite (que debería si comenzaste a organizar el evento con suficiente antelación) procurá encargar todos los items el doble del tiempo de elaboración antes del evento (suponiendo que el item sea algo que dura en el tiempo y que el tiempo no sea ridículamente largo). Esta fórmula no siempre anda así que como regla general no podes tener nada mas tarde de 1 semana antes del evento.

Si te es posible, anda armando los paquetes apenas tengas los elementos, esto te evita corridas de último momento. Si alguien te ofrece llevar material extra exigile los mismos tiempos que te exigis a vos mismo.

NOTA IMPORTANTE: Si va a hacer un souvenir para visitantes o disertantes, asegurate que sea algo que pase la aduana y se pueda llevar en un avión.

Material gráfico: Conseguí imprenta para las cosas que vayas a necesitar y cuando la tengas asegurate que estén cómodos trabajando con formatos varios de archivos y sean abiertos a ayudarte y sugerirte materiales, procesos y demás cosas. Trata de quedarte con la misma gente siempre, acelera los trámites. Si vas a tener que imprimir algo como un libro (en nuestro caso el tutorial de python) conseguite una versión impresa de quien haya sido el maquetador del libro (así tenes algo de que dar ejemplos) y una imprenta con experiencia, la impresión de este tipo de cosas no es trivial.

Badges y material personalizado: Tratá de que el material personalizado sea el mínimo posible, en caso de badges por ejemplo, siempre hay una parte que se puede hacer igual para todos y utilizar stickers o algo similar para completar durante el evento. Si de todas maneras podes tener esto una semana antes es mejor.

Invitados, charlistas y keynotes: Hay algunas cosas a prever para facilitarle la vida a los invitados:

• Mandale a todos estos una carta en su idioma firmada y lo mas oficial y detallada posible, a veces son necesarias en la aduana y en el trabajo.
• Reservate un hotel a quienes son tu responsabilidad, asegurate de mandarles un mail con detalles de que incluye su estadía.

Certificados: Hace todos los certificados necesarios y firmalos antes del evento, es mas fácil destruir certificados no entregados que firmar 200 en un día.

Versión original

La versión original de este artículo puede encontrarse en http://python.org.ar/pyar/HGTTP